En este artículo encontrarás todo lo necesario para saber cuándo podrás deducirte un gasto en tu actividad como autónomo. Partimos de los requisitos que exige Hacienda para que un gasto sea deducible, siguiendo con una clasificación de los gastos según su naturaleza, posteriormente analizaremos algunos gastos conflictivos para la fiscalidad del autónomo y terminamos explicándote los gastos que jamás podrán ser deducibles. Esperamos que este artículo te sea de ayuda y, como siempre, si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios.
Índice
1. Gastos deducibles en el IRPF del autónomo
Los gastos deducibles del autónomo son aquellos que cumplen con todos los requisitos de deducibilidad exigidos por Hacienda. El hecho de que un gasto cumpla con dichos requisitos posibilita al autónomo a deducirlo de sus ingresos dando como resultado un menor beneficio (Ingresos – gastos = beneficio) y por consiguiente una menor carga tributaria, ya que los impuestos que paga un autónomo se calculan aplicando el tipo impositivo sobre su beneficio.
2. Requisitos para que un gasto sea deducible.
La calificación de un gasto como deducible tiene que cumplir los siguientes requisitos según las normas de fiscalidad e impuestos de los autónomos:
- Estar contabilizado en los libros registros del autónomo.
- Que el gasto esté afecto a la actividad económica y que ayude a la generación de ingresos en el ejercicio que se haya contabilizado, independientemente de su fecha de pago.
- Estar debidamente justificado aportando factura completa, la cual incluye numeración de la factura, identificación completa del expedidor y del destinatario, descripción de la operación, contraprestación total y lugar y fecha de emisión. Puede valer un ticket si él constan todos los datos que deben de aparecer en una factura completa.
Resumiendo, es importante que siempre pidas facturas de tus compras donde aparezcas tú como destinatario, que contabilices estos gastos en los libros registros oficiales o de lo contrario Hacienda no te permitirá su deducción y por último que el gasto esté vinculado con tu actividad económica, siendo este último requisito el que más problemas suele dar pues a veces un mismo gasto puede estar afecto tanto a tu vida personal como a tu actividad económica como analizaremos más adelante en profundidad.
3. Gastos deducibles en el IRPF.
A continuación, describimos los gastos más habituales de los autónomos clasificados acorde a la normativa de Hacienda:
- Compras de existencias: Compras de aquellos productos que posteriormente vas a vender a tus clientes. El importe de gasto por este concepto será el precio de adquisición mas gastos adicionales como por ejemplo el transporte.
- Variación de existencias: Para determinar el consumo de existencias producido durante el ejercicio es necesario que, además de tener en cuenta las compras realizadas, se determinen las existencias no consumidas en el ejercicio, es decir, la variación de existencias. De este modo, cuando las existencias iniciales sean mayores que las existencias finales, es decir cuando hay una disminución de éstas, dicha variación se reflejará como gasto del ejercicio.
- Otros consumos de explotación: Se incluirá aquí el consumo de otros aprovisionamientos (distintos de las mercaderías y materias primas) destinados al proceso de producción o utilizados en la prestación de servicios (elementos y conjuntos incorporables, combustibles, repuestos, materiales diversos, envases, embalajes, material de oficina, etc.).
- Gastos de personal:
- Sueldos y salarios: Gastos por la remuneración de los trabajadores. Entre las mismas, se incluyen los sueldos, pagas extraordinarias, retribuciones en especie, así como los premios.
- Seguridad Social a cargo de la empresa: se incluirán las cantidades satisfechas a la Seguridad Social por cotizaciones sociales a cargo de la empresa en base a los sueldos y salarios de su personal.
- Indemnizaciones: Se incluyen específicamente en este apartado las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas, así como otras destinadas a resarcir al trabajador de un daño o perjuicio.
- Dietas y asignaciones de viajes del personal empleado: se incluirán las cantidades que abone la empresa para sufragar o compensar los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, así como los gastos de locomoción en que incurran sus trabajadores por desplazamientos a municipios distintos de su lugar de trabajo habitual (aunque resulten exentos del IRPF para el perceptor).
- Aportaciones a sistemas de previsión social constituidos a favor de los trabajadores.
- Otros gastos de personal: pueden incluirse los gastos de formación del personal, primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social
- Gastos del titular de la actividad: Cuota de autónomos del titular de la actividad, gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica cuando cumpla con determinados requisitos.
- Servicios exteriores
- Arrendamientos y cánones: Se entienden incluidos en esta rúbrica los gastos originados en concepto de alquileres, cánones, asistencia técnica, etc., por la cesión al contribuyente de bienes o derechos que se hallen afectos a la actividad, cuando no se adquiera la titularidad de los mismos.
- Reparaciones y conservación.
- Suministros: Debe incluirse dentro de este concepto el importe de los gastos correspondientes a electricidad y cualquier otro abastecimiento (agua, gas, telefonía, internet, etc.)
- Servicios de profesionales independientes: se incluye dentro de este concepto el importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la actividad económica.
- Primas de seguros: debe incluirse dentro de este concepto las cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros, excepto las que se refieren al personal de la empresa.
- Otros servicios exteriores: Gastos en investigación y desarrollo. transportes, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas.
- Tributos fiscalmente deducibles
- IVA soportado: el IVA, incluido, en su caso, el recargo de equivalencia, soportado en dichas operaciones, cuyas cuotas no resulten deducibles en las autoliquidaciones del propio IVA de este impuesto.
- Otros tributos fiscalmente deducibles: Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) y otros tributos no estatales correspondientes a la actividad económica desarrollada.
- Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
- Pérdidas por deterioro de los créditos derivados de las posibles insolvencias de los deudores: Serán deducible cuando a 31 de diciembre concurra alguna de las siguientes circunstancias:
- Que haya transcurrido el plazo de tres meses, cuando se trate de contribuyentes del IRPF que tengan la consideración de empresas de reducida dimensión y de seis meses, en otro caso, desde el vencimiento de la obligación.
- Que el deudor esté declarado en situación de concurso.
- Que el deudor esté procesado por el delito de alzamiento de bienes.
- Que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.
- Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades.
Si tributas en régimen de estimación directa simplificada existen ciertas reglas especiales a la deducibilidad de los gastos relativos a las amortizaciones y las pérdidas por deterioro y provisiones. Las amortizaciones se realizarán conforme a la tabla de amortización simplificada y no serán deducibles las perdidas por deterioro o provisiones, a cambio, te permiten aplicarte como gasto un coeficiente del 5% sobre la diferencia entre ingresos y gastos del periodo con un límite máximo de 2.000€.
4. Gastos conflictivos ¿Deducible o no deducible?
- Gastos de suministros cuando se ejerce la actividad en la vivienda particular.
Cuando el contribuyente destine parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de su actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e internet serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. El coeficiente resultante del cálculo anterior se aplicará sobre el importe de los gastos por suministros, incluyendo el IVA, ya que este no será deducible.
Otros gastos como el alquiler, la amortización del préstamo, el IBI, la tasa de basuras, la comunidad de propietarios, etc. también serán deducibles en la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, sin aplicar el coeficiente del 30% sobre esta proporción como ocurría con los gastos de suministros. En el caso de compra de vivienda el Iva si puede ser deducible parcialmente, no así para el alquiler.
- IVA en el alquiler de vivienda para uso parcial en el desarrollo de una actividad económica: La factura estará sujeta y no exenta del IVA por el total de la operación.
- Gasto por teléfono móvil utilizado para uso particular y actividad económica: Los gastos por teléfono móvil solo serán deducibles cuando se utilicen exclusivamente en el desarrollo de una actividad económica. Si se destina parcialmente a uso particular y actividad económica no será deducible.
- Vehículo particular y gastos asociados. El vehículo y gastos asociados de gasolina, mantenimiento, seguro, etc solo se admitirían como gastos deducible en el IRPF para aquellos autónomos que realicen actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos en el IRPF aunque si podrán deducirse el 50% del IVA en las declaraciones trimestrales de los autónomos cuando el vehículo se utilice indistintamente para uso particular y en el desarrollo de una actividad económica.
- Ropa de trabajo: Será deducible en el IRPF solo la ropa de trabajo únicamente aprovechable en el contexto laboral como por ejemplo:
- Vestuario para personal médico: batas sanitarias, casacas médicas, pantalones, calzado hospitalario, etc.
- Vestuario de cocina: chaquetillas, delantales, gorros de cocinero, etc.
- Uniformes de peluquería y estética: casacas, pichis, pantalones, calzado, etc.
- Vestuario industrial: buzos de trabajo, chaquetas, cazadoras, botas de trabajo, etc.
- EPIS y ropa equipada con medidas de seguridad: chalecos, cascos, etc.
- Vestuario personalizado con el logo de la empresa.
Si el vestuario que has adquirido es susceptible de ser usado en tu vida personal no será deducible. Hay ciertas profesiones en las cuales es común un tipo de vestuario como trajes en el sector empresarial, bancario, abogacía, etc o el vestuario diario de un presentador/a de televisión, etc. En estos casos este gasto no será deducible pues es susceptible de uso en la vida privada.
- Gastos de viajes y representación:
Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.
5. Gastos deducibles sin factura
Existes varios supuestos en que un gasto puede ser deducible sin estar soportado en una factura, como es el caso de:
- Salarios y seguros sociales
- pólizas de seguros
- cuota de autónomos
- gastos bancarios
- gastos de contratos mercantiles
- impuestos y tasas municipales.
6. Gastos no deducibles en el IRPF del autónomo
En general, aquel gasto que no cumpla con los 3 requisitos vistos en el apartado 2 no será deducible. En particular nunca serán deducibles los gastos derivados de:
- Multas y sanciones penales y administrativas.
- Recargos de la administración tributaria (se excluyen los intereses de demora).
- Pérdidas del juego.
- Donativos y liberalidades.
- Gastos contrarios al ordenamiento jurídico.
- Gastos por servicios recibidos desde paraísos fiscales